最近於 Medium 有一篇很受歡迎的創業歷程文章   How I Went from Burn-out Entrepreneur to Automating my $4M Company and 10x my Productivity  。 其中提出的觀念和做法,值得大家參考,在此整理分享。

企業經營的意義

作者在15歲時就開始做網站託管的經銷商。 他一邊要讀書一邊要做生意,幾年下來,感覺筋疲力盡。 他一直蠟燭兩頭燒地做,甚至不工作時還會有罪惡感。 有一天讀到 E-Myth 書這段話  : “如果你的企業完全要靠你才能運作,你不是在經營企業 – 你只是擁有一個全職工作,且是全世界最糟糕的工作,你像瘋子一樣地工作 ! 且,除此之外,那根本不是你新創事業的初衷。企業經營是讓你自己不再工作,為其他人創造工作機會。”  他覺得自己需要做些改變。

“If your business depends on you, you don’t own a business — you have a job. And it’s the worst job in the world because you’re working for a lunatic! And, besides, that’s not the purpose of going into business. The purpose of going into business is to get free of a job so you can create jobs for other people.”

The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don’t Work and What to Do About It   EMYTH.png

後來當他賺到第一桶金,就開始外包客戶支援和維護,也開始有自己的員工。 不過他仍發現公司內許多事情仍都需要跟他諮詢才能成事。 公司的整體運作效率又卡在他身上,於是他開始找尋方法解決這問題。

SOP

他開始考慮以下三點:

  • 我的員工都因為哪些問題不斷來找我? 我可以建立一些“if-then”類型策略來處理類似的情況嗎?
  • 我的的員工在做什麼重複的任務或過程?與他們合作找出基礎綱要,可因應系統和處理流程上的變化做改進和更新。
  • 每週與我自己進行一次檢核會議,在那裡我將審查本週的3個主要優先事項。制定和記錄行銷、社交媒體、搜索引擎優化或其他方式的策略,並找到合適的人員來專職經常性或不重要的工作。

然後開始寫 SOP ,將例行工作和經常發生的問題依背景狀況化成一步一步的標準處理流程。

根據WIKIPEDIA,SOP的定義是:

標準作業程序英語:Standard Operating Procedures,常縮寫並簡稱為SOP)是指在有限時間資源內,為了執行複雜的事務而設計的內部程序。從管理學的角度來看,標準作業程序能夠縮短新進人員面對不熟練且複雜的學習時間,只要按照步驟指示就能避免失誤與疏忽。

大多數小企業主會以為 SOP 是大企業才要訂定,殊不知許多公司內的工作流程和要訣都記在執行員工的腦海裡,員工走了新人要重新嘗試錯誤,公司如果沒有共同優化流程與分享的制度和文化,員工更不願意將自己所知的分享出來,深怕被取代掉。 更可怕的是如果一個員工能一人從流程的頭做到尾,就有可能遇到像荷蘭一家伺服器託管公司發生過的前員工挾怨報復將資料清光光的窘境。所以釐清可以怎麼把流程中的重複與不重要的工作切出去讓人專職來做,和怎麼授權,是企業主怎麼忙也要百忙中抽空做的事。 如此才有可能把自己從每天例行工作中脫身,讓自己去做對企業發展更有價值的事。

尋找可把SOP嵌入例行工作的方法

不過他發現 SOP 寫在文件上,要員工去參考有困難,更不用說要員工去做流程改善的更新。 所以他尋找更省時有效的解決方案,讓 SOP 的創建、使用和修改更為容易。 他找到與工作結合的軟體,將SOP嵌入每天工作的溝通協調中,員工在日常運作時只要用軟體就不知不覺照著流程走了。 如果流程有做改善調整,只要在軟體變動設定,大家在操作時也跟著變動,相對文件(很有可能沒人進去看)的溝通方式省時省力。

作者在文中列出他看過的多種軟體,從中他選擇了有 Kanban 的 Pipefy 。看起來真的很適合他以銷售與服務為主的公司的所有運作(每個產業需求不同,你所需要的平台也許會和他不一樣)。 這平台可以讓銷售代表和客服經理/產品經理合作,一起和客戶溝通,催生訂單或做好服務 ;如果有一件事擱置很久沒有動,系統可設定做狀況升級通知(整合Zapier )。這是很好的無縫整合SOP到每日工作平台的例子。

作者指出導入這樣的系統獲得以下好處

  1. 更好的溝通協調
  2. 所有事項的相關人 、內容和實踐方法以及目前狀態都透明化,也增加團隊合作的互信
  3. 較少出差錯的機會
  4. 鼓勵組織成員持續改善

他說他並非鼓吹大家一定要導入軟體來落實SOP,就算你用Google Doc,如一位部落客的分享  A System for Hiring and Managing Team Members At Scale ,只要你能解決以下幾個問題,你還是有機會成功:

  1. 萃取 : 公司的主管是否積極參與創建與更新每日運作可遵循的流程和相關資訊,並影響其他員工共同參與。
  2. 採用 :  SOP起草完成後,如何讓員工遵循?  他們有可能因為固有習慣不遵守,新入員工也有可能沒有被告知或看到周遭並沒什麼人遵循而忽略SOP,讓SOP形同虛設。
  3. 維護 :  對於SOP的改善,員工不把它當成工作的責任之一。

作者認為改善的哲學對於公司是否能進入佳境很重要,他引用 Creating a Kaizen Culture 書中的一段清楚說明”每日改善”和組織是否成功的關係:

我們比喻整個組織藉由一種高性能的車走向成功。假設這樣的車比一般車除了駕駛、加速外還能 畫出旅程藍圖、導航、調整甚至加油。但我們大多沒受過訓練不知要如何調校這種車,不會自己維護這種昂貴高性能的車,且肯定不會每天調校它。沒有維護,用不久就沒有車開了。 狀況將是,我們將花費我們的時間和資源,既不維護也不改善,而是一直修理。 因為我們落入忙著修理的狀態,所以我們沒有時間維護和改善。 在現代組織中,我們都是這類車的乘客,我們都必須注意維護和改善,而不是只有修理。 Daily Kaizen(每日改善)的觀念將這種維護和改善的活動變成一個良性循環,使成果與人和流程的改善同步發展。

其實這就是目前最風行的敏捷精神。 在公司裡是否注入敏捷的文化,在作者的成功經驗中扮演重要的角色。

自由工作者 vs 企業家

作者的最後的一段提醒每位創業家思考自己目前到底是自由工作者還是企業家?  在他認為自由工作者是擁有特別的才能可運用自己的時間獲得經濟回報的人。 當自由工作者開始將策略制度化運用其他人合作生產時才成為企業家。

如果你的公司需要你承諾很多時間才能運作,那你會比較像是一個自由工作者,而不是企業家。也許目前你還沒有足夠的資金請人,你仍然可以在還沒有擴大公司前先在自己的日常工作實踐 Kaizen(改善)思維模式,如此在未來有新工作夥伴加入時,分享與發展 Kaizen(改善) 的文化也將相對容易許多。

不管你現在是自由工作者或是企業家,都需要持續和刻意的努力,不讓自己陷入為了業務而工作(還是一份工作),要讓自己真的做生意。

總結

  1. 企業家需要解放自己的工作,建立SOP以擴展組織,做倍數生產。
  2. 公司內的主要成員需要先帶頭參與SOP的創建、維護與改善,並倡導員工一起實踐。
  3. 每位新人到職訓練需包含SOP與Kaizen的分享。
  4. 運用軟體將SOP嵌入每日的溝通協調中,方便SOP的創建 、實踐與改善。
  5. 每日花一點時間做維護與改善,將可讓到達成功之車永遠可用。
  6. 建立公司的Kaizen文化。

喜歡這篇分享嗎?也許可以請我們喝一杯咖啡 🙂 

coffee

你可能會有興趣

喜歡我們的分享嗎? 使用以下的社群分享按鈕也分享給你的朋友吧!

發表迴響

Category

start-up