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將 gmail 建立成 Notion 待辦事項/問題追蹤列表

E-Mail 電子郵件是最基礎商業溝通工具,或是企業內部的溝通工具,客戶問題處理等用途,所以電子郵件最常見的使用情境就是 – 待辦事項( ToDos )追蹤與問題追蹤 ( Issues tracking )

雖然電子郵件最常被用來做待辦事項與問題追蹤,但是電子郵件的收件軟體介面並不太適合用來做這件事,因為這些要追蹤的問題很容易就被一堆訊息給淹沒,當問題解決了要從一堆電子郵件中去找發出問題的郵件並不太容易,也就是雜訊太多

接下來我們來介紹如何利用 LN+ for Web 將重要的電子郵件建立成待辦事項來追蹤,讓問題追蹤與溝通這件事變得比較輕鬆一點

問題

Q : gmail 不是已經有可以把 e-mail 存到 Tasks 的功能?

A﹔Yes ! 但是 gmail 將 e-mail 存放到 Tasks 後,僅有連回 e-mail 的連結,並沒有提供欄位讓你去紀錄這個工作的處理過程畢竟有些問題不是一天兩天就能解決

如果您只是需要把 e-mail 存成 Tasks 來追蹤而不需要為這件事做筆記,那麼使用 gmails 內建的 Tasks 功能就可以了。如果您需要為這個工作做紀錄後再去回覆 e-mail,那麼可以繼續參考以下的作法

這篇文章適合誰?

  • 獨立開發者,僅使用電子郵件當作與客戶的溝通工具
  • 業務、或是客服人員,公司沒有架設客服系統,僅使用電子郵件處理客戶的問題
  • 訂閱許多電子報,看到感興趣的內容想將這個內容列入待辦事項的人

適合那些電子郵件收信軟體

  • 使用 Web mail 當作電子郵件收信工具 – 每一封電子郵件都有獨立的網址 – 例如 gmail

設定

第一步 先準備好 Notion 帳號與設定好 LN+ for Web 與 Notion 的整合

  1. 您必須要有一個 Notion 帳號
  2. 安裝 LN+ for Web
  3. 設定 LN+ for Web 與 Notion 的整合

第二步 進入筆記資料庫增加一個 checkbox 欄位

完成了第一步後,你可以點選 LN+ for Web 在工具列上的彈出選單中的筆記資料庫,直接打開 Notion 筆記資料庫

可以透過 + 來為這個筆記資料庫增加一個 checkbox 欄位

選擇欄位屬性為 checkbox

新增 Checkbox 欄位後的樣子

我們可以把這個欄位使用滑鼠拖曳的方式移到第一順位

第三步 將一封 e-mail 建立成筆記

建立好後,你會在網頁左下角看到建立完成的提示,點選寫筆記就可以打開 Notion 筆記視窗

第四步 打開筆記並加上標籤 ( Tags )

在 tags 欄位輸入「ToDos 」,建立標籤的用意是我們可以用這個欄位來為這個筆記分類

第五步 建立一個待辦事項/問題追蹤的檢視 ( View )

我們必須要再次進入筆記資料庫來建立一個待辦事項/問題追蹤的檢視 ( View )

進入筆記資料庫後,透過 「+」來新增檢視

為你的待辦事項取一個名稱 ,你也可以取中文名稱

為這個檢視設定過濾器 ( filter ) ,使用 tags 欄位

選擇 ToDos 這個標籤

我們只要顯示未完成的 e-mail 筆記,所以還需要再使用 「Add filter 」設定一個過濾器

選擇 Checkbox

然後再選擇 「Unchecked」

這時候我們再調整一下 checkbox 欄位到第一欄,這樣就大功告成了,我們就在筆記資料庫中建立了一個簡易的問題追蹤的系統

操作流程

以上的設定做一次就可以了,以後只要在信箱中看到要追蹤的 e-mail ,只要透過 LN+ for Web 的「寫筆記」這個動作就可以為這封 e-mail 建立一個筆記,接下來打開這個筆記並設定標籤欄位為 ToDos 這個標籤,這樣這封 e-mail 就等於在筆記資料庫中有一個待辦事項

使用這個待辦事項問題追蹤有一個好處就是你可以在筆記中先記錄一下你是如何解決問題的,解決後再點選這個筆記中的 url 欄位,就可以進入 gmail 來回答客戶問的問題

要處理的 e-mail 有時間的限制,是否可以設定提醒?

例如小編收到 DigitalOcean 一封信關於我的免費額度在月底前已經不夠用了,需要去設定支付設定,這種 e-mail 有時候工作一忙就忘記了,gmail 雖然可以把 e-mail 存到日曆並設定一下期限通知,但是存到日曆的 e-mail 竟然只剩下純文字,裡面的連結都不見了

LN+ for Web 有幫使用者建立的筆記包含 date 欄位,只要點選這個 date 欄位,把 End Date 啟用,然後設定一下 End Date 與通知時間,例如在截止日期前一天通知我,這樣就不會忘記這封 e-mail 的處理期限

當我收到時間提醒的時候就可以連回原本的 gmail ,例如回覆信件或是點選 email 中的連結,這樣的流程比原本的 gmail 存到日曆後卻沒有原本的 e-mail 連結方便多了

進階設定 – 使用看板模式來排定待辦事項先後順序

如果你習慣使用看板模式來追蹤待辦事項,可以進一步來修改 ToDos 這個檢視

透過「+」來新增一個欄位

選擇 Status

我們就用內建的狀態值就好了

接下來來設定這個檢視的 Layout

把 Table 改成 Board,Group by 改成 Status

這時候你的檢視就是一個簡易型的看板模式了,你可以透過滑鼠來拖曳你要追蹤的問題筆記到不同的 Status,來決定哪些問題要先處理

增加一個日曆檢視,來做一周回顧

經過以上的設定,你已經會自己增加一個客製化的檢視,所以你也可以自己增加一個日曆模式的檢視 ( Layout 中有這個選項 )

透過日曆檢視可以在每一週結束後,檢視一下自己這周處理了哪些問題,和做了那些網頁筆記,有些公司會要求員工寫週報,這時候你有自己的問題追蹤處理系統,要寫週報就很容易了

總結

經過以上的設定與操作後,我們相信你的工作流程就不是在一堆 e-mail 中尋找客戶的問題來回信,而是透過你的筆記資料庫來解決問題,紀錄解決流程,然後再回覆客戶的 e-mail ,使用這個流程你也會有習慣去紀錄工作的細節為解決問題留下紀錄,如果要寫報告也更加迅速與方便了,透過看板來決定問題的先後順序,工作也就更有條理了。

服務支援

如果您對上述的設定或是操作有問題,歡迎透過填下以下的表單與我們聯絡

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