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曾有位朋友跟我說他們公司有太多緊急事件要處理，而且每個人同時做很多專案， 排程幾乎只是參考用， 大家也不可能有空來寫 issue， 做追蹤， 所以任何專案管理， 協同作業工具都很難派上用場。 我很納悶這樣的問題要如何解決….
最近剛好看到這本書 Project Portfolio Management-Increase Your Capacity and Finish More Projects， 書中特別指出， 如果沒有做 Project Portfolio Management， 將會不斷有 Emergency出現， 這樣會降低整個 portfolio 的管理容易度， 造成不斷搶人的狀況， 將團隊成員完成專案的效率降低， 也降低完成專案的數量。 這跟朋友說的狀況很類似。
這幾天剛把這本書看完，覺得這本書寫得太好了，以下簡要整理， 希望對在類似工作環境的人有所幫助。
如果你的公司還沒有開始做公司等級的Project Portfolio Management(PPM)
也許可以跟公司建議試試看吧？
對工程師的好處: 當主管不斷壓工作下來時， 很有理由說現在什麼工作最重要，或請找 PPM 核心主管討論吧！
對專案經理的好處: 不用和其他的專案經理搶人力， 到處求工程師幫你做， 因為先後順序已經排好了
對公司上層的好處: 大家全力做對公司獲利與未來遠景最有利的專案, 不會浪費公司資源
實行小建議
- 專案要排序，且要決定哪些專案要 commit， kill, transform， 或暫存待執行。
- 如無法準確預估專案獲利與風險，以 Scrum 分段 deliver 部分user stories(requirements)的方式來試 run， 預估velocity，幫助forecast， 同時觀察可行性。
- 越高風險但卻是高獲利的案子越需要小規模試run。
- 專案資訊越透明完整，越好做 PPM。
- 至少一季做一次 Project Portfolio Review。
- 以公司整體利益為指導原則做 PPM 決策。
- 需檢查公司的 bonus 或薪資政策是否配合，如果專案經理的 performance 是比賽同時間內完成的專案數量， 那…..
Project Portfolio Review是 PPM 的重頭戲
- Project Portfolio Review 目的: 決定專案先後順序，妥善安排資源， 全力完成對公司最有利的專案。
- Review 參與者: 高層、 專案經理、 部門經理。
- Review 時間: 最好不要超過 3 個月， 當 release 時間需要修改時，當重要客戶需要新功能或產品時， 當知道競爭對手將有新產品上市時，當技術更新時， 當產品可以部分完成時， 當資訊足夠到計畫下一版時， 當有錢有人來做新專案時。
- Review 需要的資料: 每個專案的內容， 相關客戶， brundown chart/velocity chart，階段可demo 產品或 version 完成工作單， 風險與障礙， 人力分配。
Review應問的問題:
- 排序的準則？ （要配合公司目標， 策略， 願景， 獲利)
- 對於每個專案在每次 review 的時候都要問是否仍與整體策略相符， 值得繼續做下去？
- 從上次 review 到這次 review 之間, 到底完成了哪些？ 進度如何？ 完成速度怎樣？
- 專案進行是否有遇到什麼困難？
專案排序的方法
計分: 可考慮的項目如
Qualitative: Alternative 有替代方案？ Effect完成後的影響？ Success Picture 專案成功的樣子?
Quantitative: 獲利？ 市場拓展？ 既有客戶再消費？ 降低成本？ 增加公司競爭力？
比較法: Single-Elimination Tournament單淘汰制， Double-Elimination Tournament雙敗淘汰制。
p.s. 作者建議不要用ROI來排序， 因為 ROI 通常試算不準的。
專案排序完後一定要公開讓全公司的人知道, 做為大家工作的先後順序標準