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Notion 資料欄位表單的欄位加總- 使用 rollup & sum

Notion 的資料庫是一個很強大的功能,你可以利用資料庫去建立你想要的功能,例如你的待辦工作清單。

Notion 資料庫欄位是否有計算的功能? 類似 Excel 試算表一樣?

經過我的測試是有的,但是功能還沒像 Excel 這麼強大就是了

接下來來介紹一下 Notion 的欄位計算功能,這篇先介紹針對多筆資料同一個欄位的計算,另一個針對同一筆資料不同欄位的計算要使用 formula 欄位,這部分以後有機會再介紹

方法一 : 在一個資料表單的同一個欄位加總

這是我一個工作計畫表單,裡面有一個欄位是預估的工時 ( estimated hours )

如果我要計算這個計畫日曆的總預估工時,在資料表格的最下方就有一個 caculate 的功能,點選一下發現功能還不少

因為我們要做加總,所以就選 Sum ,這時候 Notion 就會幫我把這個欄位的值幫我加總,操作起來還蠻方便的

方法二 : 在一個資料表單顯示另一個關聯資料庫表單的欄位加總

如果你有另外一個資料庫表單,裡面有一個欄位的資料來源是關聯到另一個資料庫表單,這時候你想要把跟這個資料庫表單的某個欄位做加總,並顯示在這個資料庫表單的另一個欄位,這時候就要使用匯總( rollup ) 功能

在方法一中是我的每日工作計畫表單,裡面有一個關聯的欄位 – relation 名稱為 project,如果我要在我的 project 資料庫中顯示專案 A 的總預估工時,我希望我的專案資料庫可以顯示以下的效果

那要如何做呢? 增加一個 rollup 屬性的欄位,並設定這個欄位的設定,我先 hightlight 欄位的屬性,下面再一一說明這個欄位的其他設定

rollup 這個欄位是跟你的資料庫表單是否有跟另一個資料庫有關聯設定有關,所以 Rollup 有一個 Relation 的欄位設定,這個欄位只會出現跟你這個資料庫有關聯的資料庫表單,你看到我的 Releation 設定出現的這些選項,是因為我這個專案資料庫有跟其他的資料庫有雙向關聯,因為我要算我這個專案的所有每日工作總預估工時,所以我選我的每日計畫資料庫表單 – Plane Calendar

接下來你要設定你要計算的來源資料庫欄位 – estimate time

最後設定我要對這個欄位的動作,我選擇 sum

最後這個欄位就會顯示跟這個專案有關的預計工時加總

你有沒有發現我在第一個範例中的每日計畫資料庫表單顯示的總預估工時是 28 小時,但是這邊算出來是 16 小時,Notion 沒算錯,因為我的每日計畫資料庫中還有另一個專案在進行中 🙂

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