Zoom 和 Line 外更多提升遠端工作效率的幾件事


從武漢疫情開始,有一家公司的股價急劇上升 – 遠端工作需要的線上會議平台 Zoom。

武漢肺炎人傳人和沒有症狀也會傳人的事實已經讓許多公司,尤其現在日本歐美,需要求所有員工在家工作,或輪班在家工作,以讓辦公室裡的人盡量減少到員工座位距離在 2 公尺以上 。 不管是部分或所有員工在家工作,線上會議和溝通協作的工具在此時變得非常重要。 Zoom 是線上會議最受歡迎的平台,這也是這支股票大漲的原因。

可是,遠端工作其實需要許多溝通協調,溝通資訊的複雜度和績效的要求,並非用 Zoom 開開會,用 Line 聊一聊,就可以解決的。

以下列出一些遠端協作可以考慮的工具 :

即時聯絡的 : SLACK、Skype、Hangout、Line、Messenger、 GotoMeeting、WebEX、Zoom、Microsoft Team

不太即時聯絡的 : Microsoft Office365、Google Drive/Doc、Dropbox、Evernote、OneNote、Confluence、NotionTrello、Asana、Jira ( 如果你的團隊需要版本控制,可考慮 Subversion、Git、GitHub )

團隊主管應該和團隊成員討論工具選項和、使用目的與時機,一起決定多元遠端溝通協作系統的融入,並給予遠端工作的 Q&A 或必要的教育訓練。

在疫情一發生,Facebook 、 Google、Microsoft 等高科技公司可以很快決定讓員工在家工作,多少在於他們本來就很習慣線上溝通協作。 可是協作工具備足了,並不保證在家工作的效率會跟在公司一樣。對許多主管來說,讓員工在家工作會有許多問題:

  • 無法掌握員工是否在工作時間內工作
  • 遠端會議無法看到表情與參與度
  • 有些資料不好分享與傳遞
  • 在家工作後造成與公司的疏離感與心理問題

以下針對上述疑慮,給予相對的建議 :

在家工作後造成與公司的疏離感與心理問題

  • 仿照實體公司的廚房文化,創建聊天 Channel (頻道 ),在 Slack 上公司可很容易地創建不同主題/部門的頻道,可以安排頻道版主開社團,或由人資安排分享演講或辦活動
  • 團隊可約定一個 Coffee Time,大家在這時候一起視訊喝咖啡聊天
  • 主管隨機主動找個人聊聊天, 尤其是發現個人有需要特別關懷時
  • 每個人主動標示你目前的狀態將有助於你的同事與你合作

在 Slack 上已經為遠端工作的狀況,讓使用者在線上輸入自己目前的狀態

有些資料不好分享與傳遞

  • Google Drive 和 Dropbox 這類的分享比 email 或聊天室的附件好( 尤其是大檔案 ),而權限分明的企業文件分享平台又比 Google Drive/ Dropbox 更好
  • 機密資料的分享需考慮文件加密與 VPN
  • 除了 Line、Messenger 等一般可用視訊或語音的聊天軟體,員工也須熟悉像 Skype、Zoom 的線上會議軟體,以方便即時呈現電腦桌面的資料。

遠端會議無法看到表情與參與度

  • 在用 Skype、Zoom 這種線上會議時,許多人不喜歡露臉,這會讓大家覺得在對空氣說話,且也很容易讓人鬆懈摸魚。團隊需規定只要是會議,就要打開視訊,以讓大家彼此看到對方的表情和參與狀況,如此將夠讓虛擬會議的有效度提升到面對面的程度。
  • 開會前需要先確認所有人都知道要登入的會議連結,並知道如何操作會議軟體。可以先用 Slack 宣布,或在 email 個人的會議通知上寫明,並附上使用 how-to 的連結以及有問題可以找誰詢問( 附上那人的 Skype 或 Zoom 聯絡方式 )

無法掌握員工是否在工作時間內工作

  • 可以借鏡 Scrum 的站立會議和反省會議,每天早上和小組成員線上會議敘述個人今天要完成的部分,以及前一天完成程度,和遇到的問題等和大家討論。
  • Notion、Trello、Asana、Jira 這類的軟體可以看板的樣式呈現團隊個人負責的工作,且個人能就自己目前的進度上資料,給予完成度的回饋 ( 更多追蹤或協作的企業軟體都有這樣的功能,可用 issue tracking 等關鍵字找)
  • 每個人都要簽個在家工作的同意書,承諾一週每日會幾點到幾點工作,類似這樣的遠端工作同意書,且也需制定在家工作的請假流程。

其實,對於每天上班的個人,遠端工作也是很大的挑戰。 以下是一些技巧幫助你能有效率地在家工作:

  • 備好相關的網路設備( 包含攝影機與麥克風,通常筆記型電腦都有 )並學會公司決定採用的所有溝通協作的平台和 APP ( 建議要裝桌上版本 )
  • 設定好每日起床的時間,以實踐你給公司遠端工作同意書上承諾的,按時在電腦前與大家打招呼與開會。
  • 為自己佈置一個舒服的工作場所,至少一個不受干擾的桌椅,不要在自己的臥室,地點儘可能獨立,不會被家人打擾
  • 每天如上班一樣穿戴整齊,隨時有亮相和同事做視訊的準備
  • 跟家人與常互動的朋友鄰居約法三章,不要因為在家而被當作”有空“看待
  • 可以有工作一陣子換個環境工作的備案地點,換個氣氛工作
  • 經常主動跟直接上司報告你的工作進度並交付作品
  • 跟合作夥伴告知每天一定能找到你的時間,隨時顯示你目前的狀態,如吃飯去、專心工作中勿擾、休息中、臨時需帶小朋友看病去( 有可能要跟直接主管報備並告知將怎麼補回工時 )等
  • 可考慮安裝番茄工作法 APP 讓自己專心工作 25 分鐘,並提醒自己起來休息一下

希望以上整理的內容對你與你的工作團隊有幫助。

雖然疫情讓世界人心惶惶,但卻讓許多原本從沒想過可以在家工作的人得以嘗試這新鮮的謀生方式。我看到國外的朋友在 FB 說現在每天都跟家人在一起,完全難得的家庭時光。 就好好享受這段能夠在家工作的日子吧!

當然,不要因為在家工作而忘了休息與好好吃飯。正常的作息與適當的營養才能有抵抗力度過這不知要為期多久的病毒戰役。

本文參考:

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