溫馨提醒

讀完本文後想要申請 WorkFlowy，務必使用底下連結，讓你的容量加倍：

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本文由《Do Way, Way More In WorkFlowy》電子書作者 Frank Degenaar 撰寫並發佈於WorkFlowy 官方部落格，由 Sam Tsai 中譯發佈於此。

正文開始

或許你很滿意現有的多人協作工具。但我必須告訴你，看過「WorkFlowy 多人協作之術」的威力後，就能理解為什麼原先的感受不算「滿意」，只是「安於現狀」。

把 Email, Google Docs, Slack, Trello 以及 Evernote 等工具拿過來比，WorkFlowy 多人協作與眾不同的地方有：

1. 不只可任意地使用適合自己的作業方式來建立無限延伸的巢狀清單
2. 更可以多人同時在任意清單裡輸入增刪資料
3. 再利用過濾功能，不費吹灰之力地快速找到「更新的資料」

而這些都還只是見面禮，精彩的在後面。

本文發佈後，讀者 Ksenia 的回應精彩，必讀！

當然，對我來說電子郵件與 Slack 還是必須品。但是，自從去年開始使用並撰寫 WorkFlowy 相關文章，進而利用它來跟許多 WorkFlowy 使用者合作之後，我發現 WorkFlowy 的協作能力不容小看。接下來我將替這個說法提出佐證：

名字的意義與用法

協同合作最基本的形式為「對話」，底下是以 WorkFlowy 來呈現兩人對白的方式，或可看出端倪：

由上述對話可觀察到兩點：

1. 每個參與者皆有自己的「名字標籤」，合理。
2. 每則回應皆為回應對象的子清單，雖然不一定要這麼做，但後面你會看到這麼做後續過濾新的回應很有幫助，例如追蹤還原對話場景。

哪裡更新了？

你可以在共享清單的任一處自由加入新的內容，但是當每個人都這麼做時，該如何在那麼多的清單中，快速且簡單地找出其他人在任意地點所新增的條目？其實基本概念很簡單…

如果我是羅蜜歐，我希望茱麗葉能夠看到我加上去的條目，我可以在對話內容裡加上茱麗葉的名字縮寫標籤（#ju）：

如此一來，當茱麗葉以她的名字縮寫標籤（#ju）來過濾，她將看到如下二筆新鮮的條目。若要回應，她也可以用同樣的手法，在回應中加入羅蜜歐的縮寫標籤（#ro）：

…讀完回應的茱麗葉接著 Alt+Click（按住 Alt 鍵以滑鼠點擊） 自己的名字縮寫標籤使其爆炸消失無影蹤：

做完上述操作後，再以名字標籤過濾會發現清單是空的。這表示所有回應皆「已讀取」，恭禧你，任務完成。

如法泡製

當然，羅密歐也可以用同樣的手法來清空收件匣：

真實案例

在我的 WorkFlowy 首頁的記事中（Note），放了一個「搜尋連結」，可讓我快速過濾 #fr 來檢查合作夥伴是否有新的訊息給我。底下的真實案例顯示，當時我收到開發 HandyFlowy 以及 MemoFlowy 的夥伴捎來的訊息。有時候，rawbytz 跟我會提供他們回饋，可以看到團隊頭頭（@michi ）標記了我（#fr）跟 rawbytz（#ra）。待我讀完訊息後，我就「放生」自己的 #fr 標籤表示閱畢。

所有人都在同一條船上

之所以使用「名字縮寫標籤」主要是為了因應人很多的群組。與日本團隊的共享清單裡總共有六個人，假如我要發新訊息，我可以加上這些標籤：@frank #mi #ir #ru #go #fr #ra。每個人「閱畢」後可選擇是否將自己的標籤「放生」。如果我只想發訊息給 Michinari，我可以這麼加標籤：@frank #mi

上述清單中，各個領域有各自獨立的清單。其中 Communication Board: bulletin board 特別有意思：最新的條目排在最上方，每個條目皆包含了「日期」、「標籤」以及「主題」。底下是其中一個條目展開：

其中一個清單的記事（Note）中，有幾個好用的東西：

1. 幾個利用 WorkFlowy last-changed: 功能所打造的「搜尋連結」，以此快速檢閱過去若干時間發生的變化。
2. 幾個標籤用來標記重要的資訊。我總是鼓勵合作夥伴勇敢嘗試，只要覺得有幫助，就加標籤。

底下的「標籤雲」是一個我想要訪談的遊戲開發團隊成員：

挑燈引路

我的部落格文章中的人物訪談，皆使用 WorkFlowy 的共享清單以及上述的「WorkFlowy 協作術」完成訪談與整理。受訪對象對這樣的安排相當滿意。我想，讓受訪者放鬆並懈下心防的其中一個手法是給予明確的指引，讓他們容易進入狀況。因此，我設置了一個「訪談範本」，說明這些簡單的規則：

「訪談範本」的共用清單在此，請隨意取用。。

我發現利用 WorkFlowy 可以很容易地引導新人熟悉專案（Onboarding），即便是從沒用過 WorkFlowy 的新人也很容易上手。畢竟，不用特意申請 WorkFlowy 帳號，只需提供他們連結就能存取共享清單，開始工作。還有比這更簡單的方法嗎！

話說回來，即便原本是用 Slack 或 Email 與對方聯繫，通常我還是會把相關的資料放到 WorkFlowy 以利資料「彙整」，剪下貼上，簡單得很。

由上述作法可以看出 WorkFlowy 在「專案協作」領域（WorkFlowy 協作之術）的威力。不過，光看沒有用，真的下海體驗，就知道這驚人的威力不是蓋的！🔚

其他 WorkFlowy 文章請見：https://softnshare.com/tag/workflowy/

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重點是這個共享清單連結（後面為使用說明）：http://bit.ly/1XsMB2L

溫馨提醒

我怕忘了提醒你，所以先寫在前面。看完本文後想要申請 WorkFlowy，務必使用這個連結，讓你的容量加倍：

• http://bit.ly/2dywEUr

前言

前陣子開始推一個名為 WorkFlowy（Make lists, not war.） 的好用工具（因為功用太多，故不說死。）WorkFlowy 的商業模式為「免費加入，有些限制，終身可用。」免費版有每月 250 個清單的限制，可付費（每月 $5 鎂）升級成無限制，或者推薦新血加入，對方可讓清單加倍，推薦人可得額外 250 個。即所謂「病毒式行銷」。

先前在 SOFT & SHARE 分享了 WorkFlowy 這個好用的工具，承蒙厚愛，成功讓六位道友加入行列，讓我多了每月 1500 個清單量，剛好做為生日禮物，萬分感動：

不過，由於我是付費會員，每月可用清單數無上限，間接浪費了多出來的清單量。因此想到一個點子，希望能讓更多人盡情使用 WorkFlowy，把洞挖大，屎力推坑…

分享是快樂地

我開了一個非 WorkFlowy 會員也能增刪內容的共享清單（http://bit.ly/1XsMB2L ），所以任何人都能照以下步驟而互惠：

1. 已有 WorkFlowy 帳號的同好可將自己的推薦碼加到本共享清單，可考慮附上 Slack ID，如下例：
   • @-yj https://workflowy.com/invite/a9d960a.lnx
2. 對 WorkFlowy 有興趣的新朋友自由挑選清單裡的推薦碼連結，並申請成會員，雙方互惠。
3. 加入後，可在該清單底下簽到，表示你是使用該推薦碼申請的。
4. 雖非絕對，但排在前面較容易獲得點擊。因此，覺得清單數夠的朋友可將自己的推薦碼清單往下拉，讓其他人更有機會獲得額外的清單量。
5. 回到步驟一，結束。

除此之外，由於我會陸續撰寫 WorkFlowy 相關文章，打算隨機挑選道友的推薦碼放到文章裡，釣魚。

為了不浪費資源，WorkFlowy 使用後覺得不好用（希望不會啦），那麼請自行將推薦碼由該清單中移除，把機會讓給有需求的朋友。

如何取得自己的推薦碼？

很簡單，到以下網址，登入 WorkFlowy 後，出現的頁面中即可看到自己的推薦碼：

• https://workflowy.com/referrals/

我的頁面長這樣：

最後，我真的覺得 WorkFlowy 是一個不可多得的好工具，是我天天必用的聖品。底下是我帳號目前為止的清單數量：

這麼多資料放在上面會不會擔心服務掛點後什麼都沒了？不會，WorkFlowy 連結到 Dropbox 後，會自動將所有資料以純文字的方式備份到 Dropbox，免驚。

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正文開始

「專注」讓你的工作效率倍增，進而節省時間，而「時間就是金錢」。本人人體實驗證明，「專注」確實有效。如果你是作家或者是譯者，我有幾個 WorkFlowy 撇步報給你知，讓你更容易專注於寫作當下。

Ghost Bullets（眼不見為淨清單）

你應該早就知道 WorkFlowy 清單可以無止盡的「深入」到子清單裡，讓你得以專注在特定項目上。但，如果你的工作流程必須經常在不同的清單中轉移資料呢？

我猜這也是你在使用 WorkFlowy 時最不能忍受的事之一。以前我還使用 WorkFlowy 寫作時，在寫作的清單下方總會出現一長串「靈感」 — 有時是產品的腦力激盪，有時是從我的庫存清單中拿出來的項目，甚至是一些當時雜七雜八的想法，長得像這樣：

以前我會狂按「換行鍵」，試圖把那些無關緊要的東西甩出「視線範圍」外，眼不見為淨。但是，一堆落落長的清單晾在那裡，還是無法讓我專注。

為了解決這個問題，我在工作流程中加入了所謂的「Ghost Bullet（譯：眼不見為淨清單）」，在我的書中有提到這個撇步。基本上，「Ghost Bullet」就是一個沒有名字或者是只有「…」的清單，該清單裡面擺的是我暫時不想看到的項目。需要的時候可以展開該清單，取出必要的項目繼續進行任務…

…取出後再將該清單收折，以此營造專注無干擾的寫作體驗。

當 Ghost Bullet 收折起來時，該清單前面的「圓點」外圍會有灰色圈圈，此設計提醒你那個「…」裡面還有未處理的項目。如此一來，你可以專心處理手上的項目，不會忘記也不會被那些待辦事項干擾。

給譯者的好物 — Completed Items

在我發現 WorkFlowy 前，我所有的翻譯都在 MS Word 中完成。這意味著我的游標隨時隨地都被一堆文字包圍著，上下都有。

現在我利用「Ghost Bullet」的技巧，把待譯的文章所有段落放到 WorkFlowy 的寫作與待譯區。如此一來，我手上處理的永遠是「最後一個段落」，不用分心到之後的段落，更能專注當下。

如果你從事文字翻譯，我想你一定會同意翻譯時每個段落的「情境」相當重要，要融入情境，所有文字以同的語言呈現幫助甚大。「英文、英文、英文、英文」肯定比「中文、英文、中文、英文」來得容易理解，而且更容易修改。為達這個目標，在翻完某段落後，我會使用 WorkFlowy 的 Complete 功能（Ctrl+Enter）來將對應的原文清單設為已完成。然後利用 Ctrl + O 快速鍵來切換顯示或隱藏已完成項目，效果如下：

全文翻譯完成後，隱藏所有「已完成」清單，看到的全都是翻譯後的內容。接著可以把該些內容「移」至別的清單，所以你現在有兩個獨立的清單：「原文」以及「已翻譯」清單。接著便可匯出翻譯後的清單。你也可以選擇不要「移」動清單，而是在隱藏已完成清單的狀態下匯出清單。

還有其它撇步嗎？

不論大小作家，WorkFlowy 社群毫無疑問想聽聽你自己的寫作撇步！

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