[每天改變一個觀點] 文章選讀 063 如何清晰地溝通

藉由每週的文章選讀改變 4 個觀點,是逐漸改變大腦慣性的最佳方法!

每週一到週四我們會選讀實用,有啟發性的文章,並摘要我們看到的重點筆記。週五我們會彙整一個週報,讓你在週末方便回顧這週的文章選讀

原文連結:How to be clear

為什麼選讀這篇文章?

在我們的日常工作中的溝通除了面對面的講話,使用最多的溝通工具就是「文字」了,我們會透過文字跟老闆報告工作進度,跟客戶介紹產品新功能,甚至遇到了公關問題,要發新聞稿澄清事實( 看看最近許多網紅遇到的公關事件,要如何處理才不會火越燒越旺 )

這篇文章強調了要使用文字有效率的溝通最重要的一件事就是 – 清晰地表達。要清晰地表達要注意哪些事項,還有哪些媒體的文章( 主要是外國媒體 ) 是可以用來學習如何清晰地表達

現在的疫情還沒結束,我們還是很依賴在家遠距上班,使用文字做非同步的溝通頻率又更高了,學習如何使用文字做清晰地表達,可以讓我們事半功倍。

[會員服務]文章內容重點筆記

✍溫馨小提醒:建議可以先看文章的大綱和我標黑體的重點,快速掌握這篇文章的內容後再看細節。最近我使用這個方法看書,效果也不錯。


你可以花很多時間為你的溝通想出戰術和策略,但你可以使用的最有價值的工具也是最簡單的:清晰 ( clarity )。

如果你的溝通清晰明瞭,人們就會花更少的時間去解釋你說的話。因此,他們會更快、更省力地理解你。

讓你所說的內容變得簡單快速,讓人讀得懂,讀得明白,人們就會透過多讀一些來回應,之後就會少問你一些問題。

儘量做到以使用者為中心,或者以讀者為中心,這是有幫助的

想想你的讀者可能已經知道了什麼

你想溝通的事情對你,以及你團隊中的每個人來說都已經有意義了,因為你每天都沉浸在其中。你已經有一個清晰的心理模型可以參考。

但你永遠不要假設閱讀你工作的人也會有相同的心理模式。如果他們是同一組織的同事,但不在同一個團隊,他們可能會有不同的模式。如果他們是你的要報告的上司,他們可能有相同的模式,但從不同的角度看問題。

或者他們可能根本沒有心理模型如果他們是公眾或網路上的陌生人,或者是客戶,他們對你的工作產出的唯一模型就是他們看到的、來自他們終端的最終結果。

每當你寫一些東西或創造一些關於你的工作的交流時,你需要考慮這些不同的心理模型。就像好的網路內容是為9歲的閱讀年齡而寫的一樣,你可能需要為大多數人簡化你的交流,讓它儘可能地易於理解。

試著去了解他們對你作品的心理模式,並寫出迎合他們的作品

寫出更短的句子,用更簡單的詞語

寫作清晰並不是每個人都能自然而然地寫出來的,但這是在實踐中形成的。

要把一些複雜的、充滿細微差別的東西變成短小的、簡單的語句是很難的。人們傾向於嘗試新增大量的注意事項,以備不時之需。結果往往是長句子與大量的逗號和分句。這些東西很難讀懂。

你的目標是讓一切都容易閱讀。

如果你正在努力想象清晰的寫作是什麼樣子,買一份《金融時報》或《經濟學人》。注意他們的文章的寫法,注意選詞和句子結構。這些出版物的目標是富有的、受過教育的人,但當你分析他們的寫作方式時,你會發現他們的目標是清晰的。他們將複雜的新聞故事變得簡單易懂。儘量複製這種風格。

不斷思考受眾的問題

很多溝通失敗的原因是,同樣的東西–一段文字,或者一個影片片段,或者一個簡報–被反覆使用來與不同的受眾溝通

可以理解的是,為每個不同的受眾分別編寫文字意味著更多的工作,大多數人沒有時間去做,所以他們跳過了這一點。

但這往往是失敗的原因

向同一組織的上司( leader )傳達一個團隊的進展,可能不應該和向用戶傳達一個產品的進展一樣。這兩者的資訊是相似的,也是重疊的,但它們不一樣,也不應該用同樣的方式來表達。

向潛在的新客戶傳達關於一個想法,或者一個提案,不應該和你贏得工作後向你的團隊傳達同樣的想法是一樣的:同樣,資訊是相似的,它們也是重疊的,但如果它們分開寫,在每一次投稿中都考慮到受眾的情況,效果會更好,更清晰

當你花更多的時間去考慮不同的受眾,花更多的時間去準備以前使用過的材料的新變體時,就會發生良好的溝通。每一個新變體的編寫都要具體關注該受眾需要了解的內容。

有目的的溝通

在開始任何一項新的溝通工作之前,我總是問:”目的是什麼?目的是什麼?”

始終從思考你希望受眾在看過一篇溝通作品後要理解、知道或做什麼開始

瞭解這一點,可以幫助你更清楚、更早地看到最終的結果。它能幫助你避免走錯路,把溝通內容集中在這個目標上,為那個受眾服務。

如果你不能在前期確定並清晰地表達目的,就停止工作,找出目的為何如此渾濁。有時,這將意味著你完全停止;有時,這將幫助你和你的同事重新思考這篇通訊稿的目的,並因此創造出更好的東西。

清晰的溝通有助於團隊解決問題

我所描述的那些受眾:他們可能是你的客戶。你的資助者。你的老闆。你老闆的老闆。

他們可能是你組織中的同事,希望確保他們不會重複你已經在做的工作。

他們可能是其他組織的人,他們很願意從你的錯誤中學習。

他們可能是潛在的新員工,他們正在密切關注你的組織,想知道在那裡工作的真實情況。

每個受眾的需求都略有不同,對你和你的工作的瞭解也略有不同。要滿足所有這些人的這些需求,唯一的辦法就是簡化。

想想你的受眾。經常溝通,在短時間內,一次只談一件事。確保每條新的溝通都有存在的理由。說出你的意思。要儘可能的清晰。你的團隊會因此而更加成功。


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Image by Nico Becker from Pixabay

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