[每天改變一個觀點] 文章選讀 063 如何清晰地溝通

✍溫馨小提醒：建議可以先看文章的大綱和我標黑體的重點，快速掌握這篇文章的內容後再看細節。最近我使用這個方法看書，效果也不錯。

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你可以花很多時間為你的溝通想出戰術和策略，但你可以使用的最有價值的工具也是最簡單的：清晰 ( clarity )。

如果你的溝通清晰明瞭，人們就會花更少的時間去解釋你說的話。因此，他們會更快、更省力地理解你。

讓你所說的內容變得簡單快速，讓人讀得懂，讀得明白，人們就會透過多讀一些來回應，之後就會少問你一些問題。

儘量做到以使用者為中心，或者以讀者為中心，這是有幫助的。

想想你的讀者可能已經知道了什麼

你想溝通的事情對你，以及你團隊中的每個人來說都已經有意義了，因為你每天都沉浸在其中。你已經有一個清晰的心理模型可以參考。

但你永遠不要假設閱讀你工作的人也會有相同的心理模式。如果他們是同一組織的同事，但不在同一個團隊，他們可能會有不同的模式。如果他們是你的要報告的上司，他們可能有相同的模式，但從不同的角度看問題。

或者他們可能根本沒有心理模型，如果他們是公眾或網路上的陌生人，或者是客戶，他們對你的工作產出的唯一模型就是他們看到的、來自他們終端的最終結果。

每當你寫一些東西或創造一些關於你的工作的交流時，你需要考慮這些不同的心理模型。就像好的網路內容是為9歲的閱讀年齡而寫的一樣，你可能需要為大多數人簡化你的交流，讓它儘可能地易於理解。

試著去了解他們對你作品的心理模式，並寫出迎合他們的作品。

寫出更短的句子，用更簡單的詞語

寫作清晰並不是每個人都能自然而然地寫出來的，但這是在實踐中形成的。

要把一些複雜的、充滿細微差別的東西變成短小的、簡單的語句是很難的。人們傾向於嘗試新增大量的注意事項，以備不時之需。結果往往是長句子與大量的逗號和分句。這些東西很難讀懂。

你的目標是讓一切都容易閱讀。

如果你正在努力想象清晰的寫作是什麼樣子，買一份《金融時報》或《經濟學人》。注意他們的文章的寫法，注意選詞和句子結構。這些出版物的目標是富有的、受過教育的人，但當你分析他們的寫作方式時，你會發現他們的目標是清晰的。他們將複雜的新聞故事變得簡單易懂。儘量複製這種風格。

不斷思考受眾的問題

很多溝通失敗的原因是，同樣的東西–一段文字，或者一個影片片段，或者一個簡報–被反覆使用來與不同的受眾溝通。

可以理解的是，為每個不同的受眾分別編寫文字意味著更多的工作，大多數人沒有時間去做，所以他們跳過了這一點。

但這往往是失敗的原因

向同一組織的上司( leader )傳達一個團隊的進展，可能不應該和向用戶傳達一個產品的進展一樣。這兩者的資訊是相似的，也是重疊的，但它們不一樣，也不應該用同樣的方式來表達。

向潛在的新客戶傳達關於一個想法，或者一個提案，不應該和你贏得工作後向你的團隊傳達同樣的想法是一樣的：同樣，資訊是相似的，它們也是重疊的，但如果它們分開寫，在每一次投稿中都考慮到受眾的情況，效果會更好，更清晰。

當你花更多的時間去考慮不同的受眾，花更多的時間去準備以前使用過的材料的新變體時，就會發生良好的溝通。每一個新變體的編寫都要具體關注該受眾需要了解的內容。

有目的的溝通

在開始任何一項新的溝通工作之前，我總是問：”目的是什麼？目的是什麼？”

始終從思考你希望受眾在看過一篇溝通作品後要理解、知道或做什麼開始。

瞭解這一點，可以幫助你更清楚、更早地看到最終的結果。它能幫助你避免走錯路，把溝通內容集中在這個目標上，為那個受眾服務。

如果你不能在前期確定並清晰地表達目的，就停止工作，找出目的為何如此渾濁。有時，這將意味著你完全停止；有時，這將幫助你和你的同事重新思考這篇通訊稿的目的，並因此創造出更好的東西。

清晰的溝通有助於團隊解決問題

我所描述的那些受眾：他們可能是你的客戶。你的資助者。你的老闆。你老闆的老闆。

他們可能是你組織中的同事，希望確保他們不會重複你已經在做的工作。

他們可能是其他組織的人，他們很願意從你的錯誤中學習。

他們可能是潛在的新員工，他們正在密切關注你的組織，想知道在那裡工作的真實情況。

每個受眾的需求都略有不同，對你和你的工作的瞭解也略有不同。要滿足所有這些人的這些需求，唯一的辦法就是簡化。

想想你的受眾。經常溝通，在短時間內，一次只談一件事。確保每條新的溝通都有存在的理由。說出你的意思。要儘可能的清晰。你的團隊會因此而更加成功。