[每天改變一個觀點] 文章選讀 058 三個R:加速你進度的新技術

藉由每週的文章選讀改變 4 個觀點,是逐漸改變大腦慣性的最佳方法!

每週一到週四我們會選讀實用,有啟發性的文章,並摘要我們看到的重點筆記。週五我們會彙整一個週報,讓你在週末方便回顧這週的文章選讀

原文連結:Triple R: a new technique to accelerate your progress

為什麼選讀這篇文章?

在做專案管理時我們都知道要設定工作的優先順序,但是要如何設定工作的優先順係以提升專案成功的機率呢?這篇文章教你如何量化風險,並以風險的角度來設定工作的優先順序,讓你的專案順利達標

附帶一提這篇文章提到的專案並不是那些我們已經做過好幾次確定會成功的專案,而是那些我們沒做過、不確定性很高的專案。這篇文章提到的技巧不僅僅用在企業中,也適合用在個人的職涯規劃。

[付費會員服務]文章內容重點筆記

✍溫馨小提醒:這篇文章有長,雖然我全部翻成中文,建議可以先看文章的大綱和我標黑體的重點,快速掌握這篇文章的內容後再看細節。最近我使用這個方法看書,效果也不錯。

-包含一個可用於任何專案的樣板

以下節選自我們內部的新團隊成員入職流程。我們將其作為系列文章釋出,我們稱之為《無限經理》。該系列文章描述了非常規的作業系統,它使我們的小團隊能夠對網路領先公司產生如此大的影響。如果你提高探索大道的速度,放棄死胡同,就能進步得更快。在這篇文章中,我們描述了一個簡單但令人難以置信的強大流程,我們開發的流程正是為了做到這一點。我們懷疑這是我們迄今為止最有用的發現。(我們有點困惑,為什麼以前沒有發現它)。

Graphs showing the good and bad types of risk–time curve.
一個專案的風險時間曲線應該像一個滑板坡道–所有這些我們將在下面解釋。

RRR流程根據風險重新定義專案,然後識別、評分和優先處理那些能夠提供最高風險降低率(RRR)的任務–正如我們將要展示的那樣,這個指標非常有用。僅僅是用RRR對任務進行評分的行為就能揭示出臉譜級( facepalm-level )的洞察力。這個流程對每個專案來說只需要幾分鐘,但它卻迅速加快了我們業務各個領域的進展。

請讓我們知道它揭示了什麼突破,為你節省了多少時間。

你將在本文中會得到什麼

  • 為什麼傳統的專案管理常常失敗
  • 萊特兄弟是如何正面應對風險的?
  • 初次了解風險降低率(RRR)
  • “華森任務 “揭示了為什麼人們明知不該採取懸崖邊上的方法,也要採取懸崖邊上的方法
  • RRR 排名流程。如何實施滑板坡道辦法;
  • 你可以將RRR流程應用於子專案和任務
  • 附錄A:如何在你所選擇的工作管理工具中執行RRR流程。
  • 附錄B:關於圖表的一些更多的細節。

為什麼傳統的專案管理常常失敗

專案分為兩類

  1. 常規專案是指那些幾乎肯定會成功的專案–也許是因為其他人,甚至是你,以前也做過同樣的事情(比如建築公司建造了第一萬棟房子,或者麥當勞開了一家新的餐廳)。這種專案往往是程式化的。管理它們就是處理物流和處理相互關聯的任務清單。它們失敗的可能性很小,所以本文不適用於它們。
  2. 大多數專案都不一定能成功。它們要麼沒有完成,要麼沒有產生預期的結果。通常是因為團隊以前沒有做過類似的專案(例如,在創造一種新的產品、服務或公司時)。你的許多公司改善專案都會屬於這種類別,尤其是當你改善公司的方式不能簡單地從其他地方複製和貼上時。訣竅是管理掉所有的風險這樣你就不會把時間浪費在那些結果是失敗的事情上。而失敗是碎形的。即使是一個最終成功的專案,通常也會有很多時間浪費在死胡同上。下面你會看到,有一種非常有效的方法可以解決風險,而傳統的專案管理技術卻忽略了這一點。

我並沒有失敗,我只是找到了一萬種行不通的方法。”–湯瑪斯-愛迪生。

萊特兄弟是如何正面應對風險的?

The Wright Way一書介紹了萊特兄弟在發明世界上第一架機動飛機時,如何將風險降到最低。

兄弟倆使用了一種方法,書中稱之為 先解決暴君–或者最壞的情況。他們比較有信心能讓飛機升空,並有足夠的動力讓它繼續飛行。在他們面臨的所有挑戰中,他們最不自信的是能讓飛機保持平衡和控制,使它不會墜毀。因此,他們得出結論,平衡和控制是他們最有可能遇到的障礙,於是他們不顧一切地研究這個問題。只有當他們解決了平衡和控制問題後,他們才開始研究專案中更有可能成功的方面,如推進器和動力。

攻克暴君就是要先做那些有風險的步驟,把它們趕走。因為在你沒有完成有可能失敗的任務之前,任何花在肯定會成功的任務上的時間都可能變成浪費

(當然,對於時間受限而非資源受限的專案,如大流行病疫苗,正確的決定可能是並行開展工作,並接受浪費的風險)。

初次了解風險降低率(RRR)

因此,你可能會認為最好的方法是確定任務的優先順序,先從風險最大的任務開始。然而,一個小時的任務減少30%的風險,比一個月的任務減少40%的風險,效率要高上千倍。

因此,你應該確定任務的優先順序,不是根據它們所能降低的絕對風險量,而是根據它們的風險降低率(RRR)(你在做這些任務時每小時或每美元所能降低的風險量)。順便說一句,我們把RRR念成 “triple R”,省得聽起來像海獅或大笑的海盜。

先做RRR最高的任務,你就會按照最能快速降低專案剩餘風險的順序來做,這樣風險時間曲線就會像一個滑板坡道而不是懸崖邊。

A graph of risk versus time for a project in which the risk decreases quickly at first and then slowly later.
滑板坡道。當你按照任務的優先順序來安排任務的順序時, 它們將最快速地降低專案的剩餘風險, 專案的風險時間曲線就像滑板坡道一樣。如果專案要失敗,你會很早發現,這樣你就不會浪費很多時間。
A graph risk versus time for a project in which the risk decreases slowly at first and then fast near the end.
懸崖邊。當同樣的任務以最安全的為先(這是個壞主意)來安排優先順序時,它們就會以懸崖邊的形式出現。即使在專案接近尾聲的時候,你仍然不知道專案是否會成功,也不知道所有的努力是否會白費。

如果一個專案註定要失敗,滑板坡道的方法可以讓你以快很多倍的速度發現,這樣你就可以迅速地進入下一個專案(或專案中的大道)。隨著時間的推移,你將能夠覆蓋更多的領域,減少時間的浪費。

理論上,對上述圖表的瞭解應該足以保證你總是把風險最大的任務前置。但不幸的是,心理上的偏見會阻礙…

“華森任務 “揭示了為什麼人們明知不該採取懸崖邊上的方法,也要採取懸崖邊上的方法

下面這段有趣的影片解釋了華森的2-4-6假設規則發現任務。即使你已經知道了華森任務,我們也建議你現在就看影片,因為這有助於將資訊內化(以至於我們每當感覺到直覺下滑時,就會重新觀看)。

看完了?(下面一段含有劇透。)

華森的任務顯示了確認偏差( confirmation bias )的力量,即尋求支援一個人的理論和信仰的資訊的傾向。影片中的人試圖證明他們的理論是正確的,而他們最好是試圖證明這些理論是錯誤的。

這就是專案的難處。它們要求你保持樂觀,你需要以開放的心態去構思成功的方法。但是,正如確認偏差所顯示的那樣,同樣的樂觀主義會誘使你把注意力放在專案中可能成功的部分,而把可能出錯的部分推掉。很有誘惑力的是,為你的新產品創造包裝(100%肯定會成功的事情),而在產品與市場契合的難題上拖拖拉拉。

不幸的是,知道了心理偏差並不能阻止你受它的影響。我們知道 “攻克暴君 “的方法已經很多年了,但這並不能阻止我們推掉那些困難的、有風險的活動,先做那些有可能成功的任務。例如,我們曾經花了十多個小時評估一個軟體平台,卻發現我們無法使用它,因為它不支援雙因素認證(2FA)–這一點我們本可以在前幾分鐘就檢查出來。這個經驗促使我們建立了以下流程,它作為一個強制功能,將那些最能快速降低風險的任務進行優先處理。

RRR 排名流程。如何實施滑板坡道辦法;

在下面的範例中,我們描述了應用於為客戶設定新軟體的假設專案的流程。歡迎你在按照步驟進行操作時,建立一份這個 Google Sheet 樣板的副本

第1步:列出專案可能失敗的原因。

Imagine yourself at some point in the future reflecting on why the project failed or had major setbacks. List the most likely reasons in the form of failure statements, worded as if they had actually happened. For example,

想像自己在未來的某一時刻反思專案失敗或出現重大挫折的原因。以失敗陳述的形式列出最可能的原因,措辭要像實際發生過的一樣。例如:

  • “我們沒有使用該軟體,因為它不支援雙因素認證(2FA)”
  • “客戶不想要我們推薦的軟體”
  • “我們在整合軟體時遇到了一個意想不到的技術問題。”

第2步:在每個失敗宣告旁邊寫一個降低風險的任務。

對於每個失敗宣告,寫一個風險降低任務,以證明它是假的(或不可避免地是真的!)例如,對於失敗宣告 “我們沒有使用該軟體,因為它不支援雙因素身份驗證(2FA)”,風險降低任務可能很簡單,如 “搜尋該軟體的網站,看看它是否支援2FA”。

步驟3:為每行評分

用下面的公式给每一行打分。

風險降低率(RRR)=交易失敗率( Dealbreakerness )*可能性(Likelihood)/投資額(Investment)

where

  • 風險降低率(RRR):任務降低風險的速度。(它以每小時或每美元投資來衡量,取決於你選擇的投資單位。在下面的例子中,我們將使用每小時))
  • 交易失敗率(Dealbreakerness)。不是所有的失敗都是災難性的。如果失敗的說法真的變成了事實,那麼在多大程度上意味著專案已經失敗了–其中0%意味著專案肯定不會失敗,100%意味著肯定會失敗
  • 可能性(Likelihood)。你認為失敗的說法有多大可能變成真的–其中0%表示不會發生,100%表示一定會發生
  • 以時間或金錢投資。你需要投入多少時間(小時)或金錢(美元)–你選擇–來完成降低風險的任務?

我們再來看看失敗的宣告 “我們沒有使用該軟體,因為它不支援雙因素認證(2FA)”。我們對其評分如下。

  • 失敗 = 100%,因為如果軟體不支援2FA,我們不準備使用它
  • 可能性=20%,因為現在大多數軟體都支援2FA,所以我們認為有20%的可能不支援
  • 投資=0.1小時,因為我們猜測檢查軟體是否支援2FA只需要5分鐘左右

在對另外兩個失敗語句進行同樣的評分流程後,我們最終得到以下表格。

A screenshot of the Google Sheets template with the three examples in it
A screenshot of the Google Sheets template with the three examples in it.

第四步:嘗試確定能更快降低風險的任務

透過明確表達價值,這個流程鼓勵你挑戰你的假設,尋找降低風險的方法。如果在一項任務旁邊寫上 “50小時”,你很難不覺得有必要考慮是否有其他任務可以在十分之一的時間(5小時)或百分之一的時間(30分鐘)內克服風險( 筆記:所以往往這讓我們誤判形勢 ) 。這樣的任務經常存在,而且通常很容易發現。

我們下一篇文章將介紹我們最喜歡的一些技術,以提出好的風險降低任務。(A/B測試就是其中之一。在做出長期的政策決定之前,你要先嚐試一週左右的時間,看看它是否有效)。) 如果你在我們的電子郵件列表中,我們會在文章準備好後儘快通知你。

第5步:將排序列表作為你的待辦事項,從RRR最高的任務開始。

先做RRR最高的任務,你的專案風險投資曲線就會像滑板坡道而不是懸崖邊。一旦風險大的任務完成後,你就可以繼續做其他的任務(這些任務可能風險很低,你甚至不需要評分)。

你可以將RRR流程應用於子專案和任務

你可以將 RRR 流程應用於任何規模的專案,從最大的冒險(如建立公司)到最小的專案(如處理個人求職申請)

我們來考慮後一個例子

你可以透過將那些最快速(對你和求職者而言)識別一個職位是否適合某個特定求職者的活動前置,來加速公司的招聘流程。例如,如果這個職位絕對要求申請人具有某種資格(或技能或經驗),而80%的申請人沒有這種資格,那麼 “你是否具有[資格/技能/經驗]?”應該是申請表上的第一個問題。然後,如果應聘者沒有資格/技能/經驗,你可以立即向他們說明這是必不可少的,以避免他們浪費時間再填寫50個問題透過使用RRR流程來確定招聘問題的優先順序,你可以節省每個人的時間。

總結

以下三段話來自傑夫-貝佐斯

“要發明,就得做實驗,如果你事先知道它能成功,那就不是實驗。”

“我們在亞馬遜的成功是我們每年、每月、每週、每天做多少實驗的函式( function)。”

“如果你每年做的實驗數量增加一倍,你的發明性就會增加一倍。”

RRR 流程透過將風險前置,最大限度地減少我們在死胡同專案上花費的時間,迅速提高了我們所有業務領域的創新速度。

試試吧,有什麼突破請告訴我們

附錄A:如何在你所選擇的工作管理工具中執行RRR流程。

與其使用Google Sheets樣板,也許你更願意在你常用的專案管理或待辦事項列表軟體中管理您的風險降低任務。我們使用並熱愛Google Docs

只需將以下文字貼上為新的待辦事項。

優先順序(=交易失敗率( Dealbreakerness )*可能性(Likelihood)/投資額(Investment))。失敗宣告。[插入宣告]。降低風險任務。[插入任務]。

…and then populate the details and carry out the calculation manually. For example,

……然後填入詳細資訊並進行手動計算。例如:

  • 20,000 (=100*20/0.1): 失敗宣告:該軟體不支援雙因素認證(2FA)。風險降低任務:檢查軟體的價格頁面和知識庫。

最後,將每一行上下移動,直到RRR值最大的任務排在最前面。

  • 20,000 (=10020/0.1): 失敗宣告:該軟體不支援雙因素認證(2FA)。風險降低任務:檢查軟體的價格頁面和知識庫。
  • 4,000 (=10040/1): 失敗宣告: 客戶不感興趣。風險降低任務:寫出關鍵功能和商業案例,然後向客戶展示。
  • 75 (=100*30/40): 失敗宣告: 我們無法讓技術發揮作用。降低風險的任務:設定並整合軟體。

附錄B:關於圖表的一些更多的細節。

你可能會發現以下幾點很有趣或有幫助。在風險與投資時間的對比圖上。

  • 每項任務的風險降低率(RRR)由其陡度(其梯度)來表示。
  • 曲線下的面積代表專案的 “風險小時”,是衡量由於專案失敗而有可能浪費的小時數。滑板坡道曲線下的面積比懸崖邊曲線下的面積小得多。
  • 如果你把這些曲線圖看成是有 “風險區間 “的,那麼你就要儘可能少地花時間在高風險區間工作。
A graph with the skateboard-ramp profile, the same as the one shown above, but with background colors to make it clearer when the risk is high (in red) or low (in green).
用風險區間來描繪圖形會有幫助,記住,你要儘可能少地花時間在高風險區間的工作。

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Image by Thibaud FRERE from Pixabay

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